Secrétaire indépendant à Verviers

Je m'occupe de vos courriers, démarches, papiers et ressources humaines.
Vous gardez la main.

Votre secrétaire indépendant, à la carte, pour les indépendants, les PME et les particuliers de la région verviétoise. Spécialiste du bien-être au travail et du règlement de travail.

À distance en prioritéSur place si nécessaire20 km autour de Verviers

Ce que je fais

Tout l'administratif que vous n'avez ni le temps ni l'envie de faire.

Pour le patron qui n'a pas la possibilité d'engager quelqu'un, et pour le particulier qui croule sous les papiers.

Ma spécialité

Bien-être au travail et règlement de travail

Le rapport de visite de votre SEPPT est arrivé et vous ne savez pas par où commencer ? Je le lis avec vous, je classe les remarques par priorité et je prépare les documents.

  • lecture du rapport de visite des lieux de travail
  • dossier bien-être au travail : analyse des risques, plans, procédures
  • règlement de travail : rédaction et mise à jour
  • lien avec votre SEPPT et votre secrétariat social
Extincteur fixé au mur d'un local de travail

Courrier et communication

  • courriers et e-mails
  • gestion de votre boîte mail
  • permanence téléphonique
  • agenda et rendez-vous
  • mise en page, comptes rendus

Administratif et démarches

  • démarches auprès des administrations
  • primes, subsides, autorisations
  • suivi des échéances
  • classement et numérisation
  • devis, factures et petite compta du quotidien
  • lien avec votre comptable et votre notaire
Couple de retraités examinant des papiers à la maison
Particuliers

Les papiers s'accumulent ? On les remet en ordre.

Courriers aux administrations et assurances, démarches (commune, pension, mutuelle, primes de la Région wallonne), classement de vos papiers, suivi de vos contrats d'énergie et d'assurance.

À la carte, vraiment.

Vous me dites de quoi vous avez besoin, je vous dis si c'est dans mes cordes.

À distance
Sur place
Commerçant qui ouvre son magasin pour la première fois

Nouveau projet

Lancer mon activité : je vous accompagne de A à Z.

Vous vous lancez comme indépendant ou vous créez votre PME ? Je tiens le fil de toutes les démarches administratives, du premier rendez-vous à votre première facture, en lien avec votre guichet d'entreprises, votre comptable et, si besoin, votre notaire.

Avant le lancement

  • une check-list claire de vos démarches
  • le dossier pour le guichet d'entreprises (inscription à la BCE)
  • la TVA ou la franchise, avec votre comptable
  • caisse d'assurances sociales et mutuelle
  • compte bancaire professionnel et assurances, avec votre banque et votre courtier

Dès le démarrage

  • un logiciel de facturation électronique agréé, et sa prise en main
  • un classement papier et numérique qui tient la route
  • votre page web « carte de visite » et votre fiche Google
  • vos visuels et votre signature mail
  • le suivi de vos échéances les premiers mois

Je vous guide et je fais l'administratif avec vous. Le choix du statut et les questions fiscales restent l'affaire de votre comptable.

Vous choisissez à la carte ce qui vous manque, puis le suivi se fait à la grille horaire, sans engagement.

Visibilité

Vos visuels Facebook et Instagram, à la demande.

Une offre, un événement, une nouveauté, une fermeture exceptionnelle ? Vous m'envoyez vos photos et vos infos, je vous remets un visuel soigné et son texte, prêts à publier. Pas d'abonnement, pas d'engagement : vous commandez quand vous en avez besoin.

55 €la publication : un visuel 4:5 et son texte
Charte graphique à votre image : 90 €, une seule fois

Ce que vous recevez

  • un visuel au format 4:5, adapté à Facebook comme à Instagram
  • le texte d'accompagnement, écrit pour votre clientèle
  • des fichiers prêts à publier, où et quand vous le souhaitez
  • un style à votre image, réutilisé à chaque publication

En option

  • Story verticalele même visuel, adapté au format story15 €
  • Mise en ligne par moiavec un accès éditeur à votre page, sans mot de passe10 €
  • Réactions et messagesuniquement sur demandegrille horaire
  • Vidéos et Reelssur devis

Le budget publicitaire (boost) reste à votre charge, payé directement à Facebook / Instagram.

Mains qui photographient un intérieur avec un smartphone
Croquis d'une page web dessiné sur une tablette

Votre vitrine en ligne

Une page web « carte de visite », simple et à votre image.

Vos clients vous cherchent sur internet avant de vous appeler. Une seule page claire suffit pour les rassurer : qui vous êtes, ce que vous faites, comment vous joindre. Une formule unique, volontairement simple.

490 €la page, mise en ligne comprise
Acompte de 50 % à la commande, solde à la mise en ligne

Ce que vous recevez

  • une page sur mesure, lisible sur téléphone et ordinateur
  • vos services, horaires, zone, logo et photos, avec les textes
  • un formulaire de contact qui arrive dans votre boîte mail
  • les mentions légales et la confidentialité, sans cookie
  • la mise en ligne, avec une correction comprise

Bon à savoir

  • hébergement, nom de domaine et adresse e-mail : payés directement par vous à l'hébergeur
  • une seule page : pas de boutique en ligne, de réservation ni de blog
  • une modification après la mise en ligne : facturée au temps passé, selon ma grille horaire
  • besoin d'un logo ? voyez la carte « Lancer mon activité »
Vincent Houbion à son bureau

Qui je suis

Vincent Houbion, votre secrétaire indépendant.

Depuis 25 ans, je fais du secrétariat : courriers, dossiers, démarches, ressources humaines. Basé à Verviers, j'ai lancé UpFlow Solutions pour mettre cette expérience au service des indépendants, des PME et des particuliers de la région.

Ma façon de travailler : clair, rigoureux, et toujours à vos côtés, jamais à votre place.

Une expérience particulière dans

  • Agences immobilières
  • Salons de coiffure et instituts

Et tous les autres secteurs sont les bienvenus : je m'adapte vite à un nouvel environnement, avec les bonnes explications.

25ans d'expérience en secrétariat
1seul interlocuteur, du premier échange au suivi
0engagement de durée : vous arrêtez quand vous voulez
100 %à la carte : vous choisissez ce que vous me confiez

Méthode

Simple, clair, sans relances inutiles.

Une tâche précise ou un suivi régulier : on définit ensemble ce que je prends en charge.

Deux personnes examinent des documents autour d'une table
  1. Vous décrivez votre besoin

    Par e-mail ou via le formulaire, avec vos mots. Pas besoin de jargon.

  2. Je vous réponds franchement

    Si c'est dans mes cordes, je vous le dis. Sinon aussi, et je vous oriente.

  3. Vous recevez une offre claire

    Pour un suivi, c'est ma grille horaire. Pour un projet précis, un devis. Si votre organisation est à revoir de fond en comble, on commence par un état des lieux.

  4. On démarre

    À distance en priorité, sur place quand c'est utile, avec mon propre matériel.

Mon rôle

Je travaille avec vous, pas à votre place.

Je prends en charge vos tâches administratives et je vous aide à vous mettre en ordre, mais les décisions restent les vôtres. Vous restez maître de vos affaires.

Ce que j'attends de vous

Des infos à temps, et on avance.

Des informations transmises à temps, des réponses à mes questions et un suivi de votre côté. C'est ce qui me permet d'avancer sans vous relancer, et de vous décharger vraiment.

Tarifs

Des prix clairs, sans pack ni engagement.

De 42,50 à 35 € de l'heure, selon le volume du mois.

Tarif horaire

Même grille pour une mission ponctuelle ou un suivi régulier : plus vous me confiez de travail, plus l'heure est avantageuse.

Heures prestées dans le moisTarif horaire
Jusqu'à 8 h42,50 €
Plus de 8 h à 12 h40,00 €
Plus de 12 h à 16 h37,50 €
Plus de 16 h35,00 €
  • heures réellement prestées
  • facture en fin de mois
  • pas de TVA

Exemple : 10 h prestées en mars, soit 10 × 40 € = 400 €. En avril, 6 h, soit 6 × 42,50 € = 255 €.

Pour démarrer

État des lieux administratif

300 €

Rendez-vous chez vous, analyse de votre organisation, rapport écrit avec les priorités et offre de prix. Déplacement compris dans un rayon de 20 km.

Projet particulier

Sur devis

Dossier bien-être au travail, règlement de travail à créer, remise en ordre complète : le prix dépend de ce qui existe déjà.

Comparé à un employé

Ce que vous ne payez pas.

Vous payez les heures travaillées, point. Et pour une entreprise, mes factures sont des frais professionnels.

  • cotisations patronales ONSS
  • pécule de vacances
  • 13e mois
  • salaire garanti en cas de maladie
  • remplacement pendant les congés
  • préavis

Franchise des petites entreprises : TVA non applicable, les montants sont des prix finaux. Week-ends et jours fériés, sur demande exceptionnelle : 45 €/h. Déplacements : barème kilométrique fédéral. Télécharger la grille tarifaire (PDF) · Conditions générales (PDF)

Région verviétoise

Basé à Verviers, à votre porte dans un rayon de 20 km.

J'accompagne les indépendants, les PME et les particuliers du Pays de Herve aux portes des Fagnes. Au-delà, on peut travailler à distance.

  • Verviers
  • Dison
  • Pepinster
  • Limbourg
  • Jalhay
  • Theux
  • Spa
  • Herve
  • Battice
  • Thimister-Clermont
  • Aubel
  • Welkenraedt
  • Baelen
  • Soumagne
  • Olne
  • Trooz
  • Fléron
  • Blegny
  • Sprimont
  • Aywaille
Zone d'intervention : 20 km autour de Verviers10 kmHerveBatticeThimisterAubelSpaTheuxPepinsterDisonLimbourgWelkenraedtJalhayBaelenSoumagneOlneTroozFléronBlegnySprimontAywaillePays de HerveHautes FagnesVerviers20 kmN

Questions fréquentes

Vous vous posez sans doute la question.

Qu'est-ce qu'un secrétaire indépendant ?

C'est un professionnel qui prend en charge votre administratif sans que vous deviez engager quelqu'un : courriers, démarches, classement, agenda, documents RH. Vous payez uniquement le travail effectué.

Travaillez-vous aussi pour les particuliers ?

Oui. J'aide les particuliers de la région verviétoise pour leurs courriers, leurs démarches (commune, pension, mutuelle, primes de la Région wallonne), le classement de leurs papiers et le suivi de leurs contrats.

Pouvez-vous m'aider à comprendre le rapport de visite de mon SEPPT ?

Oui, c'est ma spécialité. Je lis le rapport avec vous en langage clair, je classe les remarques par priorité et je prépare les documents demandés. Je ne remplace ni votre SEPPT ni votre conseiller en prévention.

Mon règlement de travail date de 2024. Est-il encore à jour ?

Probablement pas. Rien qu'en 2026, plusieurs changements le concernent : nouvelles règles sur les absences pour maladie en janvier (certificat du premier jour, contact avec le travailleur absent), puis une nouvelle façon de décrire les horaires et l'assouplissement du travail de nuit. Bonne nouvelle : une simple mise à jour suffit souvent. Je la prépare, puis je m'occupe de l'affichage légal et du dépôt auprès du Contrôle des lois sociales.

Faut-il s'engager sur la durée ?

Non. Pas de pack, pas de durée minimale, pas de préavis : je facture les heures réellement prestées, en fin de mois. Une mission ponctuelle ou un suivi régulier, c'est vous qui choisissez.

Travaillez-vous à distance ?

À distance en priorité, par e-mail et documents partagés. Je me déplace aussi chez vous, avec mon propre matériel, dans un rayon de 20 km autour de Verviers.

Faites-vous la comptabilité ?

Non, je ne suis pas comptable et je ne tiens pas votre comptabilité. Je peux en revanche préparer vos devis et vos factures, tenir la petite compta du quotidien (encodage, classement des pièces) et faire le lien avec votre comptable.

Pouvez-vous m'aider à lancer mon activité ?

Oui, pour les indépendants et les PME de la région. Je prépare et je suis toutes les démarches administratives avec vous (guichet d'entreprises, TVA, caisse d'assurances sociales, documents de départ), en lien avec votre comptable, qui reste votre conseiller pour le statut et la fiscalité. En savoir plus · la carte (PDF)

Utilisez-vous l'intelligence artificielle ?

Oui, comme outil, pour aller plus vite sur la rédaction, la mise en page ou une page web. Tout est relu, vérifié et adapté par moi, et vos données confidentielles ne sont jamais partagées sans précaution.

Créez-vous des sites internet ?

Uniquement des pages web « carte de visite » : une seule page claire, à votre image, avec un formulaire de contact. Je ne suis pas webmaster : pour un site de plusieurs pages ou une boutique en ligne, mieux vaut un professionnel du web. En savoir plus

Combien coûtent vos services ?

De 42,50 à 35 € de l'heure selon le nombre d'heures prestées dans le mois, sans TVA (franchise des petites entreprises). L'état des lieux administratif est un forfait de 300 €. Un projet particulier, comme un dossier bien-être ou un règlement de travail à créer, fait l'objet d'un devis. Voir les tarifs · grille tarifaire (PDF)

Contact

De quoi avez-vous besoin ?

Expliquez-moi votre situation en quelques lignes. Je vous réponds par e-mail.

E-mail
vincent@upflowsolutions.be

Vous êtes

Vos données servent uniquement à répondre à votre demande. Elles sont conservées 12 mois au plus si aucune collaboration ne suit. Détails dans la politique de confidentialité.